Matica riadenia času: Najlepšie využitie vášho času

„Plány nie sú ničím; plánovanie je všetko. “ - predseda Dwight D. Eisenhower

Zdroj: rawpixel.com

Dostanete každý deň 24 hodín a odborníci vám povedia, že by ste ich mali stráviť 8 spánkom. Zostáva 16 celých hodín na to, aby ste stihli všetko, čo treba urobiť. Prečo sa teda vždy zdá, že NIKDY nie je dosť hodín denne? Odpoveď na túto dilemu spočíva v tom, ako zvládate svoj čas. Jednou osvedčenou a zároveň jednoduchou stratégiou, ktorú môžete použiť, je matica riadenia času. Je navrhnutý tak, aby vám pomohol určiť priority svojich povinností, aby ste ich všetky zvládli s čo najmenším stresom.

Matica riadenia času však nie je čarovným tlačidlom. To vám nepridá viac hodín na deň ani vám nehrozí nadľudská rýchlosť, aby ste dokončili svoje úlohy s časom nazvyš. Rovnako to nebude ostatných v tranze, kým si budete robiť čas a nebudete rušivo pracovať na svojich úlohách - to nie je ten druh matice! Skvelé na ňom je, že môže fungovať pre kohokoľvek, ale je potrebné vyvinúť určité postoje a zručnosti, aby ste zaistili, že bude fungovať pre vás.

Začneme vysvetlením toho, ako je samotná matica a jej spojenie s 34. prezidentom Spojených štátov. Budeme pokračovať tým, že zdôrazníme výhody matice a dáme vám niekoľko užitočných rád, ako čo najlepšie využiť maticu na dokončenie zoznamu úloh!

Čo je Matica riadenia času?

Zdroj: Dreamstime.com

Matica riadenia času sa často označuje ako „Eisenhower Matrix“, „Eisenhower Box“ alebo „Eisenhower Decision Matrix“. Je to preto, lebo prezident Dwight „Ike“ Eisenhower (1890 - 1969) sa zaslúžil o jeho vytvorenie a údajne ho používal počas svojho prezidentovania. Ďalším menom, ktoré sa často spája s popularizáciou matice, je Stephen Covey (1932 - 2012). Bol pedagógom, autorom a podnikateľom, ktorý inšpiroval ostatných svojimi myšlienkami o efektívnosti a vedení. Covey pojednáva o užitočnosti Eisenhowerovej matice vo svojej knihe „7 návykov vysoko efektívnych ľudí“.

Eisenhowerova matica je štvorec rozdelený do štyroch kvadrantov alebo menších štvorcov (dva hore a dva dole). Používa štyri štítky: dôležité, nedôležité, urgentné a neodkladné. Prekrývajúce sa štítky pre každý kvadrant majú za následok nasledujúce usporiadanie.

• Kvadrant jeden (vľavo hore) - dôležité a urgentné
• Kvadrant dva (vpravo hore) - dôležité, ale nie urgentné
• Kvadrant tri (vľavo dole) - naliehavé, ale nie dôležité
• Štvorec v kvadrante (vpravo dole) - nie je urgentný a nie je dôležitý

Často si pletieme, čo sa myslí pod pojmom „dôležité“ a „urgentné“, pretože si myslíme, že sú rovnaké. Matica riadenia času však robí pochopenie rozdielov medzi nimi nevyhnutnosťou. Tieto dve slová sú zodpovedné za to, že sa z matice stal viac ako jednoduchý graf riadenia času, kde iba uvediete zoznam činností, ktoré chcete v stanovenom období pokryť.

Dôležité: Tieto položky sú nevyhnutné pre dosiahnutie stanoveného cieľa. Považujete ich za veľmi významné, či už osobne alebo pre niekoho, na kom vám záleží.

Naliehavé:Tieto položky je potrebné urobiť okamžite, zvyčajne preto, že ich oneskorenie bude mať okamžitý dopad na ďalšie položky alebo oblasti vášho života.

Matricu dokončíte pridaním každej zo svojich úloh do kvadrantu na základe kombinácie štítkov, ktorá sa NAJ najlepšie hodí. Okamžite vidíte, ako vás matica riadenia času núti robiť inventúru nielen všetkých vecí, ktoré musíte urobiť, ale aj toho, ako ich vidíte, pokiaľ ide o relevantnosť a dopyt po vašom čase.

Kvadrant jeden: dôležité a naliehavé

Tento segment Eisenhowerovej matice obsahuje úlohy, ktorým ste dali najvyššiu prioritu. Tieto úlohy nie je možné odložiť na neskôr a je potrebné sa im okamžite venovať. Položky tu môžu obsahovať rýchlo sa blížiaci termín pre klienta alebo vášho šéfa. Ďalšími môžu byť:

• Lekárska pohotovosť
• Rodinná kríza
• Prípravy udalosti na poslednú chvíľu

Tieto zodpovednosti bývajú tými, ktoré nemôžete delegovať na nikoho iného, ​​a musíte sa venovať sebe. Aj keď ich môžete delegovať, budete musieť osobne dohliadnuť na podrobnosti ich dokončenia.

V ideálnom svete, kde máte neustále k dispozícii aktuálne informácie o svojich úlohách a nikdy sa nevyskytnú núdzové situácie, by bol Quadrant One prázdny! Všetci však vieme, že to tak nikdy nie je. Prakticky by teda položky Quadrant One nemali byť viac ako hrsť. Udržiavanie kvadrantu jeden na minimálnej hodnote sa dosahuje vytrvalou prácou na veciach v kvadrante dva. Pritom pre vás bude menej stresujúce, ak budete musieť upraviť maticu a prepnúť veci, pretože sa objaví niečo, čo má prednosť pred všetkým ostatným.

Zdroj: rawpixel.com

Príliš veľa položiek v prvom segmente vašej matice riadenia času môže tiež naznačovať, že ich máte na tanieri príliš veľa alebo ste odhryzli viac, ako dokážete žuť. Nájdite si chvíľu a objektívne skontrolujte všetky svoje vstupy do kvadrantu. Je možné, že niektoré z nich by mali byť v kvadrante dva alebo v kvadrante tri - nie tak dôležité alebo urgentné, ako ste si pôvodne mysleli.

Ak je váš Quadrant One vždy preplnený, možno budete musieť zrušiť časť svojich povinností, aby ste zaistili, že vaše zdravie a zdravý rozum nebudú nahlodávané horou urgentných a dôležitých vecí, ktoré musíte urobiť.

Kvadrant dva: dôležitý, ale nie urgentný

Sem umiestnite predmety, ktoré sú významné zo strednodobého a dlhodobého hľadiska - veci, ktoré by ste sa mohli rozhodnúť vyriešiť len kúsok po kúsku. Kvadrant dva sa ukazuje ako veľmi užitočný, pokiaľ ide o strategizáciu alebo plánovanie budúcnosti. Tieto pracovné miesta si zaslúžia spravodlivý podiel vašej pozornosti (to je koniec koncov dôvod, prečo ich označujete ako dôležité!) Ich dokončenie však nie je vecou naliehavosti. Nakoniec sa zameriavate na to, aby väčšina vašich úloh spadala do kvadrantu dva.

Tento segment vašej matice riadenia času by mohol byť vyhradený pre aktivity, ktoré prispievajú k vášmu celkovému blahu - vášmu fyzickému, duševnému a emocionálnemu zdraviu. Veci ako cvičenie, plánovanie času na dovolenke alebo trávenie kvalitného času s rodinou a priateľmi. Ďalšie možné kvadrant Dve položky zahŕňajú:

• Školenia
• Profesionálny vývoj
• Príprava na udalosť
• Držíme krok s novinkami
• Čas strávený plánovaním

Ak je to možné, delegovanie zodpovednosti a využitie tímovej práce sú dva veľmi dobré spôsoby riešenia problémov v kvadrante dva. Takže tiež je potrebné venovať čas vašim aktivitám v kvadrante dva, aj keď to nie je nanajvýš potrebné. Ak si zvyknete odkladať, existuje skutočné riziko, že sa tieto položky prenesú do vášho kvadrantu a vystresujú vás.

Rýchlym príkladom je vždy oneskorenie profesionálneho rozvoja, kým si zrazu neuvedomíte, že vaša práca je teraz na rade, pretože ste si nedokázali zvýšiť kvalifikáciu a udržať si prehľad o vývoji v oblasti vašej odbornej oblasti. Havarijné kurzy, rýchle opravy a presvedčenie šéfa, že v skutočnosti považujete profesionálny rozvoj za dôležitý a budete sa usilovať o zlepšenie, len nahromadia stres.

význam zvieracieho ducha byvola

Kvadrant tri: Naliehavé, ale nie dôležité

Položky v kvadrante tri sa zvyčajne považujú za vyrušovanie alebo prerušenie, ktoré vám bránia v dokončení úloh v kvadrantoch jeden a dva. Vyskytujú sa s pocitom urgentnosti, ako napríklad zvonenie telefónu, ale nie sú nevyhnutne dôležité. Kvadrant Tri položky budú obsahovať:

Zdroj: rawpixel.com

• Niektoré stretnutia
• Niektoré telefónne hovory
• Niektoré e-maily

Vyplnenie kvadrantu tri má tendenciu byť zložité a závisí od vášho pochopenia toho, čo je dôležité, a toho, čo je urgentné.

Dobrým príkladom toho, čo sa tu deje, je tretie 3-hodinové zasadnutie oddelenia pre mesiac, kde budete vedieť rovnaké problémy ako predtým, a dostanete ich premasírované. Keď to skončí, všetci sa vrátia späť do práce ako obvykle. Stretnutie nevidíte ako dôležité, ale váš šéf to určite áno, takže vaša prítomnosť je tu naliehavá vec - nemôžete ju odložiť.

Pokiaľ ide o položky v kvadrante tri, delegujte ich čo najviac. Možno budete musieť skontrolovať priebeh akejkoľvek položky, ktorú ste delegovali, aby ste sa ubezpečili, že sa tak deje efektívne a efektívne. V opačnom prípade by sa na vás mohol vrátiť s ešte väčšou naliehavosťou, ako pôvodne požadoval.

Zodpovednosti, ktoré delegujete, navyše nemusia byť voči skutočnej osobe. Môžete sa napríklad spoľahnúť na to, že niektoré vaše telefónne hovory budete prijímať prostredníctvom hlasovej pošty, zatiaľ čo vy sa venujete dôležitým otázkam kvadrantu jeden a dva. Neskôr, keď nie ste takí vyťažení, môžete prejsť správami, aby ste zistili, o čo išlo, a podľa potreby s nimi podľa potreby pracovať, možno aj vrátením hovoru.

Štvrtý kvadrant: Nie je to urgentné a nie je to dôležité

Ak pilne vyplníte prvé tri kvadranty svojej Eisenhowerovej matice, potom vás môže príjemne prekvapiť množstvo vecí, ktoré nakoniec zostúpite do štvorky štvoriek! Jedná sa spravidla o zlé, neproduktívne návyky, ktoré nie sú ani dôležité, ani naliehavé. Majú tendenciu zahlcovať váš deň a nerobia nič iné, než vám prekážajú v plnení úloh, ktoré sú dôležité, urgentné alebo oboje.

Napríklad neustále prihlasovanie na svojich účtoch na sociálnych sieťach a:

• Sledovanie televízie celé hodiny
• Bezcieľne surfovanie po webe
• Telefonické rozhovory, ktoré sa točia okolo klebiet

Tí, ktorí premrhajú čas, sú často v zámere byť urgentní - napríklad upozornenie na správu v telefóne, ale nikdy nie sú dôležité. Umiestnenie do štvorky v kvadrante vašej matice riadenia času je prvým krokom k ich zbaveniu. Váš čas sa dá oveľa lepšie stráviť vecami v ostatných troch kvadrantoch - veciach, ktoré sú podľa vás do istej miery dôležité alebo naliehavé.

Samozrejme, nájsť si čas na relaxáciu a odpočinok je vždy dôležité a môže sa občas stať urgentným. Pravidelné vykonávanie triviálnych a neproduktívnych aktivít je však typom, ktorý by ste sa mali snažiť vylúčiť zo svojich každodenných činností.

Efektívne využitie vašej matice riadenia času

Robte to pravidelne

Neexistuje striktné pravidlo, ako často by ste mali písať maticu riadenia času. To bude závisieť od vašich okolností, pracovného zaťaženia a povahy úloh, ktoré musíte splniť. Niektorým ľuďom pripadá praktická kontrola a aktualizácia matice každý týždeň. Iní dávajú prednosť práci na ňom každý deň, podľa potreby mazajú a pridávajú úlohy. Nech si zvolíte akýkoľvek interval, skúste si vyhradiť konkrétny čas na prácu s maticou, pretože to pomôže zaistiť, že bude hotové.

Zdroj: Dreamstime.com

Napíš to

Pokiaľ ide o plánovanie, vždy je dobrým zvykom zapisovať si veci, či už perom a papierom, alebo do počítača, tabletu alebo telefónu. Samotný akt písania spolu s vizuálnou matricou, ktorú vytvoríte, pomáhajú rozvíjať vaše myšlienkové pochody pri triedení jednotlivých úloh. Je dobré uchovávať svoju maticu riadenia času na mieste, kde ju budete často vidieť - dobre funguje domovská obrazovka počítača alebo strategicky umiestnená papierová tlač.

Matica riadenia času má slúžiť viac ako ako pomoc pri dokončení vašich úloh. Je to tiež spôsob, ako môžete ustúpiť a dať trochu perspektívy do toho, ako sa pozeráte na všetky veci, ktoré chcete dokončiť. K tomu vám pomôže fyzické zapísanie matice.

Pridajte podrobnosti

Popremýšľajte o detailoch, ktoré pridáte do svojej matice, ako o prvom kroku pri riešení všetkých svojich úloh - akýsi plán útoku. Pri umiestňovaní jednotlivých úloh do Eisenhowerovej matice môžete objasniť svoje výroky, pridať poznámky, rozdeliť veľkú prácu na menšie a potom pre ne pridať samostatné časy dosiahnutia.

Buďte flexibilní

Vaša matica riadenia času nie je kamenná. Neočakávané udalosti, ktoré sú možno dôležité alebo urgentné, sa môžu kedykoľvek vyskytnúť a vaše starostlivo stanovené plány sa hodia mimo plán. Možno zistíte, že položky menia miesto a preskakujú z jedného kvadrantu do druhého.

Napríklad ste mohli umiestniť prácu s ďaleko vzdialeným termínom v kvadrante dva (dôležité, ale nie urgentné). Ak okolnosti povedú k tomu, že sa ho nebudete môcť zúčastniť vôbec alebo tak, ako by ste si priali, potom by ste mohli zistiť, že termín sa zrazu vynára nad vašou hlavou a stále je dosť nedokončenej práce. To znamená, že budete musieť presunúť konkrétnu prácu na Kvadrant jednu (dôležitú a urgentnú), aby ste zabezpečili dodržanie jej termínu.

6 Výhody používania matice riadenia času

1. Naučíte sa uprednostňovať: Schopnosť rozpoznať tie dôležité veci a odlíšiť ich od nepodstatného rušenia okolo vás je neoceniteľnou zručnosťou. Pri práci s maticou riadenia času zistíte, že stanovenie priorít sa stáva intuitívnejším. To znamená, že môžete rýchlo posúdiť príslušné úlohy z hľadiska ich relevantnosti a naliehavosti a potom prispôsobiť svoj prístup tak, aby im vyhovoval.
2. Budete mať väčšiu organizovanosť:Matica Eisenhowera dodáva poriadok v tom, ako zvládate svoje povinnosti. Namiesto náhodnej práce teda viete, ktoré práce by sa mali robiť skôr a ktoré môžete rozložiť na určité obdobie.
3. Naučíte sa pustiť:Nie sú to iba rozptýlenia, ktoré sa naučíte pustiť, keď sa spoliehate na to, že pri plnení vašich úloh vás bude sprevádzať matica riadenia času. Naučíte sa tiež uvedomiť si, keď už nemôžete prevziať zodpovednosť a kedy je čas odovzdať niektoré svoje úlohy iným.
4. Naučíte sa sebadisciplíne:Sebadisciplína vedome preberá kontrolu nad tvojím správaním. Zahŕňa to viac sa sústrediť na pozitívne činy, keď sa vzdáte negatívnych. Táto vlastnosť prirodzene rastie z prvých troch výhod matice: stanovenie priorít, organizácia a vyhýbanie sa rozptýleniu.
5. Dosiahnete viac:Tým, že budete mať väčšiu organizáciu a vyhnete sa činnostiam, ktoré zbytočne mrhajú časom, trávite viac času tým, na čom záleží, prepracovávaním zoznamu úloh oveľa rýchlejšie. Tých 16 hodín vo vašom dni sa zrazu nezdá celkom tak krátkych!
6. Ste menej vystresovaní:Pomerne často veľa stresu, ktorý zažívame, pochádza z toho, že toho máme príliš veľa naraz a máme pocit, že každej činnosti nemôžeme venovať dostatok času. S maticou riadenia času začnete držať krok so svojimi úlohami a dodržiavaním termínov, čím eliminujete veľkú časť svojho stresu.

Zdroj: rawpixel.com

Niektoré osoby môžu usilovne implementovať pracovný list časového riadenia, napríklad maticu, všetky samy. Pre ostatných je však malá rada a vedenie od vyškoleného profesionála dokonalým katalyzátorom, ako ich naštartovať. Máte problémy s chronickým prokrastináciou, ste neustále zle organizovaní alebo ste neustále rozptýlení v živote „nie dôležitými a neodkladnými vecami“? Čím skôr požiadate o pomoc, tým skôr začnete vidieť rozdiel, ktorý pre vás môže matica riadenia času urobiť.

Podeľte Sa S Priateľmi: